Dans le contexte de la crise sanitaire liée à la Covid-19, de nombreuses associations ont dû s’adapter et organiser leurs réunions de bureau ou assemblées générales en ligne. Voici les principales étapes et outils pour réussir une assemblée générale à distance et respecter les règles légales et statutaires.
Légalité des réunions d’assemblée générale à distance dans les statuts
Il est important de vérifier si vos statuts prévoient déjà la possibilité d’organiser des réunions à distance. Selon l’ordonnance adoptée dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire, il est possible d’assouplir les conditions de participation à distance, mais cela doit tout de même être inscrit dans vos statuts associatifs. Penser à mentionner la localisation indiquée dans l’invitation, ainsi que l’utilisation de conférences vidéo ou audio pour certains membres.
Outils numériques pour assurer la continuité des activités
Plusieurs outils numériques existent pour faciliter la tenue de réunions à distance. Voici quelques exemples :
- Zoom
- Microsoft Teams
- Skype
- Google Meet
- Slack
Chacun de ces outils a ses propres avantages et fonctionnalités. Il est recommandé de choisir l’outil qui convient le mieux aux besoins de votre association et à la technologie dont disposent vos membres.
Vote par correspondance et consultation écrite
Si vos statuts le permettent, vous pouvez voter par correspondance lors d’une assemblée générale en ligne. Cette dernière réunissant un grand nombre de membres, le vote par correspondance via des moyens numériques est plus pratique qu’un vote en direct. Le vote à distance peut également être organisé, soit par courrier électronique, soit par écrit, lorsque le nombre de membres est limité.
Les membres peuvent être autorisés à demander des informations supplémentaires, à échanger des informations et à voter au cours de la réunion. Pour enregistrer les résultats de cette réunion, vos membres devront vous envoyer leurs votes quelques jours avant.
Instruments pour faciliter les échanges lors des réunions à distance
Afin de rendre les échanges plus fluides, pensez à instaurer quelques règles simples :
- Coupez votre micro lorsque vous ne parlez pas.
- Lever la main pour demander la parole.
- Répartir clairement les rôles (modérateur, secrétaire…).
- Établir un ordre du jour précis et communiquer-le à l’avance.
Solutions de vote électronique en direct
Pour ceux qui souhaitent réaliser des votes en direct durant l’assemblée générale à distance, plusieurs prestataires spécialisés existent :
- I-pericles : un vote en ligne sécurisé et contrôlé par huissier de justice.
- Euro-vote : avec un huissier et un niveau de sécurité maximal.
- EasyQuorum : avec comptage des voix à main levée via vidéo.
Il faut peser le pour et le contre de chaque solution en tenant compte des besoins spécifiques de votre association, du nombre de participants, du budget disponible et des compétences techniques des membres.
Les avantages environnementaux des réunions à distance
Dans le cadre de la transition écologique et des objectifs de développement durable, organiser des assemblées générales en ligne a aussi des avantages environnementaux non négligeables. En réduisant les déplacements physiques, les associations & entreprises diminuent leur empreinte carbone et contribuent à la préservation de l’environnement. En plus, c’est une manière pour les de mettre en avant vos engagements écologiques auprès de leurs membres et investisseurs (pas exemple dans le rapport RSE).
Organiser une assemblée générale à distance n’est pas une tâche aisée, surtout si votre association ne l’a jamais fait auparavant. Cependant, en suivant ces conseils et en utilisant les outils appropriés, vous pouvez réussir cette transition vers la numérisation et assurer la continuité des activités de votre association dans un contexte difficile. N’oubliez pas, avant tout, de vérifier la conformité de vos statuts à ce sujet et d’informer à l’avance vos membres des modalités de participation aux réunions à distance.
