La quittance de loyer est un document fourni par le propriétaire au locataire lors du paiement du loyer. Elle indique le montant du loyer et d’autres informations sur le bail. La quittance sert également de preuve de paiement pour les deux parties.
Si vous avez plusieurs locataires et que vous souhaitez gagner du temps et en savoir plus sur la quittance de loyer, nous allons examiner de plus près trois façons de rédiger votre quittance de loyer, ainsi que les informations importantes à connaitre.
Trois méthodes pour réaliser sa quittance de loyer tous les mois
Qui veut passer ses week-ends à faire des reçus de loyer ? Heureusement, il existe des méthodes automatisées pour établir vos quittances de loyer chaque mois, de sorte que vous n’aurez plus à consacrer une grande partie de votre temps libre à cette tâche.
Il y a la méthode fastidieuse, qui est de réaliser cela manuellement tous les mois ou des méthodes automatisées qui permettent de gagner du temps. Vous avez le choix , c’est ce que nous allons voir ci-dessous :
1-Réaliser sa quittance de loyer tous les mois à la main
Il suffit de télécharger un modèle de quittance de loyer (comme -ci-dessous) et de :
- Remplir le nom, prénom et adresse du bailleur (vous êtes le bailleur) dans l’en tête du document et dans le texte
- Remplir le nom, prénom et adresse du locataire (la personne à qui vous louer est le locataire) dans l’en tête du document et dans le texte
- Adresse de location
- Le montant du loyer (en €)
- Le montant des charges locatives (en €)
- Le total à payer en €
- Montant reçu à écrire en chiffre et en lettre (Montant reçu par le bailleur en provenance du locataire)
- La date du paiement
- Date de location : début de la mensualité (date du premier jour du mois) + échéance de la mensualité (date du premier jour du mois)
- Signature du bailleur
Il suffit donc de compléter ce document tous les mois et de l’envoyer à son locataire par mail, courrier ou une remise en main propre.
Astuce : Pour gagner un peu de temps, préparez-vous un modèle par locataire avec les informations qui ne changent pas tous les mois préremplis !!! Comme cela vous aurez juste a remplir tous les mois : la date de location + la date de paiement + votre signature.
Pour rappel, le bailleur est le propriétaire du bien immobilier qui est mis en location
2- Réaliser sa quittance de loyer automatiquement avec une plateforme/outil en ligne
Sur internet, il existe différentes solutions pour gagner du temps et automatiser la réalisation de sa quittance de loyer tous les mois. Cela peut être :
- Le simple générateur de quittance de loyer en ligne. Il suffit de se rendre sur ce générateur tous les mois puis de renseigner l’ensemble des informations pour ensuite recevoir par email la quittance de loyer du mois complétée.
- Un véritable outil automatisé qui permet de recevoir tous les mois la quittance de loyer complété avec une alerte. Vous n’avez plus ensuite qu’à transmettre cette dernière à votre locataire. Cela permet d’automatiser l’envoi de vos quittances de loyer chaque mois sans se prendre la tête, vos locations sont ainsi en pilote automatique.
Ces outils ou plateformes permettent aussi de s’occuper de l’ensemble de votre gestion locative en gérant par biens tous vos documents (bail, quittance, assurance loyer, impayée ….) en automatisant toutes les tâches redondantes.
L’exemple Bailfacile
Baifacile est une solution est une plateforme de gestion locative en ligne pour les propriétaires qui ont des biens en locations. Cette plateforme en ligne propose une aide à la rédaction du bail et à la gestion en ligne, des documents personnalisés, la signature électronique et une aide en ligne gratuite. Il a été conçu pour fournir tous les services nécessaires à un bailleur pour lui faciliter la vie et que les locations soient en pilote automatique.
3- Réaliser sa quittance de loyer automatiquement tous les mois avec des outils No-Code
Il est possible d’utiliser des outils No-Code comme Airtable, Zapier et Make (avant appelé Integromat) pour quasiment automatiser l’ensemble de ce processus tous les mois, de la création en automatique de votre quittance de loyer à l’envoi par courriel tous les mois à votre locataire.
Airtable est une base de données (un Excell amélioré) qui peut être utilisée pour créer et stocker des informations telles que les coordonnées du locataire, les paiements de loyer effectués et d’autres données pertinentes.
Zapier et Make sont des outils d’automatisation qui permettent de lier et créer des automatismes entre différentes applications comme Airtable, Google Doc , Word et Gmail. Ils permettent par exemple de mettre une automatisation en place qui va en fonction des données du mois et de votre locataire, créer votre document Word (ou Google Doc) de quittance de loyer du mois puis de l’enregistrer en PDF. Ensuite, il est possible de créer une automatisation qui va envoyer cette quittance de loyer à votre locataire tous les mois ou au moment souhaité (quand vous avez reçu le paiement) par email via Gmail sans que vous n’ayez rien à faire. Ce sont des outils No-Code , il n’est donc pas besoin de codeur pour pouvoir les utiliser.
Avantages par rapport à la plateforme en ligne : C’est moins et plus flexible vous pouvez paramétrer vous-même ce que vous souhaitez faire selon vos besoins set vos spécificités.
Inconvénients par rapport à la plateforme en ligne : Ce n’est pas prêt à l’emploi, il va falloir se former ou apprendre en utilisant pour bien comprendre et bien utiliser ces outils (bien qu’ils soient No-Code). Cela demande donc un peu de temps avant de pouvoir en gagner.
Comment envoyer/donner sa quittance de loyer à son locataire ?
Avec l’accord exprès du locataire, le reçu peut désormais être envoyé de manière dématérialisée, c’est-à-dire par email. Pour pouvoir faire cela par email, la première chose que vous devez faire est d’obtenir son consentement écrit.
Sinon, faute d’accord par écrit pour l’envoi de la quittance par email, il est préférable de continuer à l’envoyer par la poste ou de le remettre en personne en échange d’un reçu si possible, afin d’éviter tout conflit futur.
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Quand envoyer la quittance de loyer au locataire ?
Le moment où le reçu doit être envoyé n’est régi par aucune règle. Chaque fois que vous recevez un loyer, il est donc préférable d’envoyer le reçu à votre locataire dès que possible.
La quittance de loyer est-elle obligatoire ?
Ce que dit la loi :
Les locataires qui demandent une quittance ont le droit d’en recevoir un gratuitement de la part du locateur ou de son représentant. Le reçu doit indiquer les détails de paiement du locataire, en distinguant le loyer et les charges. Cette quittance ne doit pas être facturée au locataire.
Les locataires ne sont donc tenus de recevoir des quittances de loyers que s’ils en font la demande, contrairement à l’opinion ce que l’on croit. Si le locataire en fait la demande, vous devez lui fournir gratuitement.
Un reçu de loyer peut aider les locataires et les propriétaires à éviter les tracas associés à la location. Les avantages d’en émettre un par mois sont donc mutuels.
Quel est l’intérêt d’une quittance de loyer ? À quoi sert une quittance de loyer ?
Elles sont surtout utiles pour le locataire :
Les reçus de loyer peuvent être demandés comme preuve de paiement, ainsi que la vérification de l’adresse dans le cadre des démarches administratives du locataire. Pour certains droits (Caisse d’allocation familiale, Pôle emploi, Sécurité sociale…), des rentrées de loyer sont exigées.
Lors de l’octroi d’un prêt immobilier, les banques peuvent également exiger ce document. Certains logements ne sont attribués qu’à des locataires qui étaient auparavant en règle avec leur loyer. Afin de constituer votre dossier, certaines agences immobilières peuvent vous le demander.
Mais attention, ce document peut aider les locataires et les propriétaires à éviter les tracas associés à la location. Dans ce cas, les avantages d’en émettre un par mois sont donc mutuels.
Pour Conclure :
Trois solutions pour faire sa quittance de loyer tous les mois :
- Réaliser sa quittance de loyer tous les mois à la main
- Réaliser sa quittance de loyer automatiquement avec une plateforme/outil en ligne
- Réaliser sa quittance de loyer automatiquement tous les mois avec des outils No-Code
La solution 1 peut être envisagée si vous avez juste un bien en location. Mais à partir du moment où vous avez plusieurs bien en location à gérer, il faudra clairement envisager la solution 2 ou 3 !!
La quittance de loyer est obligatoire si le locataire le demande et vous pouvez l’envoyer par email (si vous avez l’accord du locataire).
Source du modèle de quittance de loyer : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R31936
