salle de séminaire

Comment organiser un événement d’entreprise ?

Un évènement d’entreprise est un fait marquant qui contribue à l’évolution de cette dernière. L’objectif d’un tel événement serait de donner un coup de motivation et de fédérer son équipe. Avoir du succès dans cette mission nécessite l’implication intégrale de tous les organisateurs de même que la démarche à suivre. Voici les étapes incontournables pour réussir un évènement d’entreprise.

Définissez d’abord l’objectif de votre évènement d’entreprise

Le moment idéal pour organiser un évènement au sein de votre entreprise est lorsque vous ressentez le besoin de motiver, valoriser, former ou d’informer vos collaborateurs qui se trouvent à l’interne de l’entreprise comme à l’externe. Ces évènements s’organisent également dans le but d’influencer le comportement de certains partenaires afin de faire rayonner l’esprit d’équipe.

Que ce soit une conférence, un atelier, un séminaire ou un team building, ce sont des outils efficaces qui impactent positivement la vie de l’entreprise. Pour réussir un évènement professionnel, il vous revient de définir au premier abord la cible à inviter. Ensuite, définissez avec précision le message à passer au cours de l’évènement afin de parvenir à votre objectif.

Quel budget allez-vous y accorder ?

Pour éviter et contourner les surprises financières pouvant survenir, il serait commode d’évaluer minutieusement et dans les moindres détails les dépenses que peut engendrer un tel évènement. Il vous faut alors mobiliser les fonds nécessaires pour assurer l’ensemble des charges liées à la réunion à compter du début jusqu’à la fin. Ainsi, il faut estimer les frais de :

  • La location du cadre dans lequel se tiendra l’évènement
  • Du déplacement et de l’hébergement des participants
  • La restauration de l’ensemble des participants
  • La sonorisation et de la communication
  • La décoration du cadre
  • La location du mobilier
  • La prise en charge de l’ensemble du personnel

Prévoir un lieu où organiser votre évènement d’entreprise

Après avoir déterminé le nombre de participants, le type d’événement, l’objectif de l’évènement, le budget, il vous reste encore une tâche cruciale. Celle de trouver un lieu confortable qui pourra abriter la réunion. Cette tâche est indispensable et prend en compte plusieurs facteurs tels que la compatibilité du lieu choisi avec votre cible et le type d’évènement, la comparaison entre les lieux retenus, le type d’établissement, etc. Certains services peuvent vous aider, comme trouver une salle de réunion sur Funbooker.

Pour bien organiser l’événement, vous devez également prendre des renseignements sur les services offerts par le lieu, le plus grand nombre de participants que peut accueillir le lieu au cas où l’événement aurait eu plus de succès. Il est aussi possible de rechercher sur internet ces lieux dans la zone souhaitée.

Vous pouvez de la même manière contacter une agence événementielle pour vous aider dans cette démarche. Les charges liées à la prestation de cette agence sont assurées par le lieu et non vous. Imposez une visite du lieu si cela est possible afin d’avoir une idée sur les possibles détails. Si le lieu était trouvé sur internet, vérifiez si les photos du site sont conformes avec la réalité ou non.

Communiquez avec votre équipe sur ce séminaire

Pour que votre évènement soit d’envergure et connaisse de réussite, il serait judicieux de faire une large communication en amont autour de celle-ci. Que ce soit vos clients, vos collaborateurs et vos prospects, leur présence est indispensable pour vous au cours de cette activité. Dès que la date de l’évènement est connue, pensez à leur envoyer un « save the date » trois mois à l’avance afin qu’ils l’insèrent dans leurs agendas.

Vous avez aussi la possibilité d’envoyer une invitation électronique par mail ou une invitation par courrier, cela dépend de vos habitudes. Indiquez dans votre invitation une date de retour des réponses afin de faire une approximation sur le nombre de personnes qui seront présentes.

Définir la date de l’évènement et réserver

Pour maintenir une date, il vous faut assurer que la majorité de vos invités soit présente pour l’évènement à cet instant. Étant donné qu’il s’agit d’une activité collective, il faut qu’elle ne soit pas organisée simultanément avec des événements politiques ou sportifs. Évitez également que cela soit en vacances ou à des jours fériés. Ce sont des instants où beaucoup aiment rester en famille.

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