La facturation électronique est la nouvelle donne qui s’imposera dans les échanges de factures B to B à compter de 2026. L’instauration de ces factures dématérialisées se faisant dans un cadre légal, ces documents ne peuvent être édités au hasard. L’édition, la transmission, la réception et le paiement de factures doivent répondre à certaines exigences. Quelles sont principalement les règles à respecter pour la validité de vos factures électroniques ? Découvrons-les ensemble.
Facturation électronique : quels sont les formats homologués ?
Une des premières règles à respecter en matière de facturation électronique concerne les formats homologués. Il ne suffit pas de numériser une facture classique pour que votre e-facture soit valide. Il faut adopter des formats qui garantissent l’intégrité des documents. Dans le cadre de la dématérialisation des factures mise en place dans l’hexagone, trois principaux formats sont retenus dans les transactions entre entreprises. Il s’agit de standards basés sur le langage XML. Le recours à ces standards de facturation a pour but de permettre la gestion automatisée des factures. Les principaux formats validés pour la facturation électronique entre professionnels assujettis à la TVA sont :
- Facture-X : C’est à la fois un ensemble de données structurées (XML) qui parallèlement peut être lu en PDF. Cette norme est donc plus accessible pour tous. Populaire en France, c’est le format idéal entre TPE et PME opérant uniquement sur le territoire français.
- Universal Business Language (UBL) : c’est un standard européen homologué en France. Il comporte uniquement des données structurées permettant sa gestion automatisée. Ce standard est plus adapté pour le secteur du commerce en ligne.
- Cross Industry Invoice (CII) : c’est le standard de facturation spécifique au secteur industriel.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture électronique ?
Il y a des informations essentielles qui doivent figurer sur une e-facture pour qu’elle soit valide. Les mentions obligatoires sur une facture électronique sont :
- date d’émission de la facture ;
- numéro de facture ;
- informations du vendeur : raison sociale, adresse, SIRET, SIREN et N° TVA intracommunautaire ;
- informations du client : raison sociale, adresse de facturation, adresse de livraison, SIRET, SIREN et N°TVA intracommunautaire ;
- désignation : produit ou prestation, quantité et prix unitaire ;
- montant de la transaction hors TVA ;
- montant TVA ;
- montant de la transaction TVA incluse ;
- conditions de paiement ;
- remises et réductions éventuelles.
Les signatures et procédés de sécurisation des factures dématérialisées
Pour éviter les falsifications, l’administration exige une signature électronique qualifiée permettant l’authentification des factures. Pour être conforme, cette signature doit permettre l’identification de son auteur. Elle doit être conçue pour l’utilisation exclusive du signataire et intégrée à la facture de manière à rendre visible toute modification ultérieure. Realisable avec un logiciel de facture gratuit pour auto entrepreneur. L’autre moyen d’authentification est le cachet serveur qualifié. Réalisé par un prestataire certifié par l’ANSSI, il joue le même rôle qu’un tampon classique.
Passer par une plateforme de facturation pour les échanges d’e-facture
Pour la sécurisation du système de facturation électronique, l’État a imposé le recours aux intermédiaires que sont les plateformes de dématérialisation. Ce sont ces structures qui se chargent des échanges de factures et de la transmission des données fiscales à l’administration. Elles s’occupent de l’e-invoicing et de l’e-reporting.
Au nombre des plateformes de dématérialisation, il y a principalement :
- le portail Chorus Pro : c’est le portail public de facturation ;
- les plateformes de dématérialisation partenaires : ce sont des acteurs privés homologués par l’administration fiscale pour fournir différents services en matière de facturation électronique.
- Vous manquez de temps pour vous occuper de vos factures ou vous craignez la complexité de ce nouveau système ? En dehors des plateformes officielles, il y a les opérateurs de dématérialisation. Ils prennent en charge les échanges entre Chorus Pro et les professionnels.
Délai de conservation des factures électroniques
La gestion habituelle des factures comprend l’archivage, c’est-à-dire la conservation de ces documents pour une durée déterminée. Ces exigences sont aussi valables pour la facturation électronique. Les factures dématérialisées doivent être conservées pour une durée de six ans dont trois années obligatoires sur un support numérique.
