En général, une entreprise confie la gestion de la rémunération au service des ressources humaines (RH). Celui-ci a alors l’obligation légale de donner à chaque salarié une fiche de paie, qui détaille toutes les informations concernant sa rémunération. La réalisation de ce document étant une tâche relativement fastidieuse, elle peut être particulièrement difficile à appréhender, surtout pour les RH débutants. À cet effet, il convient de recourir à des solutions moins contraignantes et plus pratiques, pour gérer les fiches de paie. En voici notamment quelques-unes.
Utilisez un logiciel de fiche de paie en ligne
La fiche de paie est un document qui renseigne sur les informations concernant le paiement de salaire d’un employé, dans une entreprise. Il s’agit d’une obligation légale que tout employeur a envers ses salariés. Il doit ainsi leur transmettre ce document régulièrement, en fonction de la périodicité du paiement de leur salaire. Depuis 2018, la réalisation de cette fiche doit se faire de sorte que le bénéficiaire puisse avoir une idée précise des informations indiquées. Le bulletin de paie, pour être légal, doit alors présenter un visuel épuré pour favoriser la compréhension pour le salarié qui le perçoit.
Grâce à la digitalisation de tous les secteurs d’activité, cette fiche de paie peut désormais être obtenue sous forme numérique, à partir d’un programme hébergé en ligne. On parle alors du logiciel de fiche de paie en ligne, qui est un système électronique qui permet l’obtention du bulletin de salaire simplifié. Avec ce logiciel en ligne, il est alors possible de générer un bulletin de paie dématérialisé en règle, vis-à-vis des exigences légales. Cette option de réalisation de la fiche de paie est disponible depuis 2009 et est de plus en plus adoptée par les entreprises.
Étant donné le caractère légal et important de la fiche de paie, sa réalisation doit en effet se faire selon certaines réglementations. Le bureau des RH devra alors procéder à des calculs au cas par cas pour chaque employé, surtout pour les questions liées aux cotisations sociales. Il devra également tenir compte de certaines mentions légales qui sont très importantes. Le principal avantage du logiciel de fiche de paie en ligne est qu’il permet de venir à bout de tous les problèmes que les RH débutants peuvent rencontrer en réalisant cette tâche.
En réalité, en optant pour un site de fiche de paie, vous pourrez désormais travailler en toute sérénité. La raison est que tous les calculs et le renseignement des mentions légales se font de manière automatique. Les risques d’erreurs sont alors limités, voire inexistants. De plus, il vous permet de gagner du temps et de consacrer ce dernier à la réalisation d’autres tâches aussi importantes. Vous êtes en effet exonéré des procédures chronophages qui n’ont en réalité aucune valeur ajoutée pour l’entreprise.
De plus, l’adoption du logiciel de paie en ligne pour gérer les fiches de paie vous permet de réduire les coûts d’impression sur papier et d’envoi par voie postale. Les fiches sont à présent dématérialisées, ce qui constitue un avantage, aussi bien pour le salarié que pour l’entreprise. Vous économiserez par la même occasion les frais destinés au stockage et à l’archivage des documents physiques.
Installez un logiciel de paie en interne
Toujours dans la logique de la dématérialisation de la fiche de paie, vous pouvez opter pour l’utilisation d’un logiciel de paie à l’interne. Il s’agit en effet d’une application qui fonctionne comme un logiciel de paie en ligne, la seule différence est que celui-ci est installé sur un ordinateur au sein de l’entreprise. Avec cette solution, il est également possible de générer un bulletin de paie dématérialisé (et même plusieurs), mais également de limiter les tâches chronophages liées aux calculs des salaires. Le programme est généralement installé sur un poste au sein de l’entreprise ou sur le réseau informatique de celle-ci.
Cet outil est idéal pour gérer la réalisation des fiches de paie, mais également pour accomplir d’autres tâches liées aux ressources humaines. Les fonctionnalités proposées varient en fonction de l’éditeur et de la version du logiciel, mais la plupart des programmes permettent de :
- éditer facilement le bulletin de paie des salariés,
- dématérialiser et archiver les fiches de paie selon les dispositions légales,
- gérer l’épargne salariale et les engagements sociaux,
- tenir le registre du personnel,
- procéder à la DADS (déclaration annuelle des données sociales),
- établir les documents administratifs des ressources humaines,
- intégrer de manière automatique les données de paie dans la comptabilité de l’entreprise,
- effectuer les DSN (déclarations sociales nominatives),
- éditer les Dashboards pour les différents types de reporting.
Vous l’aurez compris, avec une application de paie, il est possible de bien gérer les fiches de paie, mais également les tâches administratives des ressources humaines. Elle permet alors d’améliorer significativement la performance du service des ressources humaines en l’exonérant des tâches répétitives, chronophages et sans valeur ajoutée. De plus, la gestion des paies sera plus autonome et moins fastidieuse, surtout si vous avez un grand effectif.
L’installation d’un logiciel de paie vous permet aussi d’avoir plus de fiabilité dans le processus de traitement des salaires. Étant donné que toutes les informations sont enregistrées dans une base de données unique, les erreurs sont limitées, car vous n’avez qu’à intégrer les données une seule fois. Il permet également la maîtrise des données sociales et constitue un outil de reporting et de contrôle par excellence. Il permet également de faire des économies sur le long terme.
Un autre avantage de l’installation d’un logiciel de paie est qu’il vous aide à être en règle avec les réglementations en vigueur. Cependant, vous devez savoir choisir le bon logiciel de paie à installer dans vos bureaux de RH, avant de bénéficier de tous ces avantages. L’application choisie doit être légale et doit provenir d’un concepteur accrédité. Cependant, cette option n’est pas toujours bénéfique pour les petites entreprises, en raison de son coût qui peut être relativement élevé. De ce fait, si l’effectif de vos équipes est de moins de 100 salariés, nous vous conseillons de préférer l’utilisation d’un logiciel en ligne.
Optez pour un expert-comptable en externe
Lorsqu’une entreprise vient d’être créée, elle ne peut pas toujours se permettre d’avoir un grand nombre de salariés, surtout lorsqu’il s’agit d’une PME/PMI. L’idéal est donc de se limiter au strict minimum en matière de personnel. De ce fait, au lieu d’opter pour une gestion interne de la paie, vous pouvez idéalement opter pour une expertise externe en matière d’établissement des fiches de paie. Il en est de même si votre trésorerie ne vous permet pas d’engager un service comptable au sein de votre RH. Cela impliquerait en réalité des paiements de salaires et donc plus de charges pour l’entreprise. De même, opter pour un logiciel de paie interne constitue un investissement inutile et trop élevé si vous possédez moins de 100 salariés dans vos effectifs.
Avoir recours à une expertise externe est en effet une bonne solution pour gérer les tâches liées à l’établissement des fiches de paie, mais également les paiements de salaires. Cette prestation est offerte par les cabinets d’experts-comptables indépendants en France. Il s’agit en réalité de professionnels diplômés en gestion comptable et dotés de plusieurs mois ou années d’expérience dans le domaine. Ces derniers vous offriront alors un service complet en comptabilité pour vous libérer de toutes les obligations liées à cela. Comme tout service de comptabilité dans une entreprise, le cabinet d’experts-comptables établira les fiches de paie et procédera au paiement des salaires, selon vos recommandations.
La particularité de cette offre est qu’elle est beaucoup plus économique que la mise en place d’un service de comptabilité ou une installation de logiciel de paie au niveau des RH. La facturation de la prestation se fait en fonction du nombre de fiches de paie établies et des tâches supplémentaires réalisées. Voici donc quelques astuces qui vous aideront grandement en tant que débutant en RH.
