La papeterie fait partie des outils de marketing les plus importants pour la promotion d’une entreprise. Elle permet d’optimiser l’image de votre marque, ce qui est bénéfique pour sa réputation auprès du grand public. Toutefois, quels sont les outils de papeterie indispensables pour votre entreprise ?
L’importance du tampon encreur au sein de l’entreprise
Le tampon encreur est un outil qui permet aux entreprises de certifier et d’authentifier leurs documents. Il s’applique en général sur les devis, les factures, les bons de commande, mais il peut également être utilisé sur d’autres papiers pour attester qu’ils proviennent bien de l’entreprise en question. L’utilisation de cet outil au sein d’une société n’est pas obligatoire, mais cela reste indispensable pour la réputation de cette dernière. Si vous souhaitez utiliser cet outil au sein de votre entreprise, il en existe différents modèles parmi lesquels vous pouvez choisir en fonction de vos attentes.
Le tampon encreur personnalisable et le modèle à formule standard
Quelle que soit la taille de votre entreprise, vos documents officiels doivent être authentiques, d’où l’importance d’avoir un tampon encreur personnalisé. Le tampon encreur personnalisable est un modèle classique et le plus connu. Il vous permet d’indiquer en un seul endroit sur vos documents les informations comme la dénomination commerciale de votre entreprise, son adresse, les numéros de téléphone ou les numéros d’immatriculation légaux. Les tampons encreurs personnalisables se déclinent en plusieurs variantes et peuvent être personnalisés selon les besoins de votre entreprise.
Les tampons à formule standard quant à eux sont bénéfiques pour organiser vos courriers et trier vos documents. Ils sont également adaptés pour la gestion des documents échangés avec vos clients. Généralement, ce type de tampons encreurs permet d’inscrire des textes standard comme « Urgent », « Payé », « Confidentiel », « Reçu », etc. Ils sont aussi convenables pour classer les documents destinés à l’archivage papier.
Les tampons encreurs numéroteurs et les modèles dateurs
Les tampons numéroteurs sont très efficaces pour numéroter les pages d’un document de manière stratégique, simple et rapide. Vous pouvez par exemple les utiliser pour un dossier important avec plusieurs pages comme un contrat où il faudra déterminer l’ordre dans lequel les documents ont été émis.
Les tampons dateurs quant à eux vous permettent de remonter dans l’historique de votre entreprise en mettant des dates précises sur tous vos documents. Ces tampons à système manuel ou automatique possèdent un petit tour de molette qui permet de choisir facilement la date à mettre sur le document. Les tampons encreurs numéroteurs et dateurs sont en général utilisés dans les services comptables pour marquer les documents administratifs.
Le tampon de poche
Il existe également des tampons encreurs de poche qui sont très pratiques pour l’authentification des documents. Ils sont beaucoup plus adaptés pour les représentants commerciaux et les chefs d’entreprises qui ont l’habitude de se déplacer. Les tampons encreurs de poche sont compacts et plus discrets, ce qui fait qu’ils peuvent être transportés aisément. Ils donnent certes moins d’informations sur l’entreprise, mais ils contiennent les informations les plus importantes (le nom de la société, les numéros de téléphone, etc.). Certains peuvent contenir uniquement le logo de l’entreprise, il s’agit d’une manière simple et efficace pour authentifier la société auprès du grand public.
Si vous avez besoin d’un tampon encreur pour votre entreprise, vous pouvez consulter le site internet d’une société spécialisée dans la conception de ces outils. Cela vous donne la possibilité de créer facilement en ligne votre tampon personnalisé avec le logo de votre entreprise ou de votre marque. Quel que soit le type de tampon encreur que vous voulez (dateur, numéroteur, tampon en bois, de poche…), vous en trouverez en diverses gammes. Certaines entreprises vous proposent aussi des accessoires de remplacement pour vos tampons encreurs comme les cassettes et les plaques.
Le choix des enveloppes personnalisées
Les enveloppes personnalisées rendent vos courriers remarquables et offrent une image de sérieux et de fiabilité à votre entreprise. En effet, elles sont conçues aux couleurs de votre charte graphique. C’est un support de communication très efficace pour vous distinguer de vos concurrents. Grâce au logo et aux coordonnées qui figurent sur les enveloppes, votre entreprise pourra être aisément identifiée par toutes les personnes qui ont accès aux courriers de la boîte aux lettres.
Pour choisir votre enveloppe, optez pour les modèles à bulle. Ces derniers sont plus efficaces pour vous permettre de faire des envois, tout en protégeant le contenu et en assurant sa confidentialité. Après avoir choisi votre enveloppe, il est important de la personnaliser afin de pouvoir y mettre le logo et/ou les informations de votre entreprise. La personnalisation permet également de rendre chaque envoi unique envers un client. Selon l’usage que vous souhaitez faire de l’enveloppe, il est important de déterminer le format du support adapté aux envois de l’entreprise. Généralement, le format standard d’une enveloppe personnalisée est de 110 x 220 mm. Il existe toutefois d’autres formats plus spécifiques.
Le type de papier est également important dans le choix d’une enveloppe personnalisée. Le papier de 90 g prima supérieur est le modèle plus utilisé pour la réalisation des en-têtes de lettre. Si ce dernier ne vous convient pas, tournez-vous vers des papiers plus spécifiques. Vous devez aussi penser à la typographie, c’est-à-dire la police du texte à inscrire sur l’enveloppe (sérif ou sans sérif). Pour une bonne lisibilité et un excellent rendu, il est conseillé de demander l’avis de graphistes. Le choix du design est l’une des étapes les plus importantes dans un processus de personnalisation d’enveloppes. Pour avoir des outils de communication harmonieux, il est préférable de prendre en compte le design des autres supports tels que les cartes de correspondance, de visite, etc. Vous pouvez aussi légèrement varier le style pour un rendu final plus esthétique.
Quelles solutions pour ranger la papeterie ?
Pour soigner l’image de votre entreprise et avoir des espaces de travail plus confortables, il est important de bien ranger la papeterie. En rangeant soigneusement la papeterie dans votre bureau, vous retrouvez un cadre de travail fonctionnel et agréable. Cela peut impacter positivement votre productivité, car un espace agréable permet d’être plus concentré et motivé pour le travail. Si votre bureau se trouve dans un salon par exemple, le rangement devient indispensable pour éviter les débordements. Pour ranger plus facilement votre papeterie, il existe plusieurs fournitures à choisir : les classeurs, les boîtes, les dossiers, etc. Certains meubles de rangement tels que les étagères et les caissons mobiles sont également bénéfiques.
Pour trier plus simplement vos papiers ou vos documents, tournez-vous vers une corbeille à courrier, un porte-revues ou un porte-documents. Les boîtes de rangements et les pots de crayons sont plus adaptés pour ranger vos stylos et les petits objets à portée de main. Pour conserver vos documents, choisissez des chemises, des sous-chemises, des classeurs ou des dossiers suspendus. Les attaches et les étiquettes sont aussi convenables pour les archives. Pour gagner plus de place, vous pouvez également opter pour un module de rangement avec tiroirs pour stocker votre matériel de traçage ou les enveloppes.
