Dans le cadre de la mise en location d’un bien immobilier, le locataire peut demander au bailleur de lui fournir une quittance de loyer. Il s’agit d’une pièce qui prouve que le locataire s’acquitte normalement de ses mensualités. Ainsi, si vous êtes un propriétaire, vous êtes tenu de délivrer ce document à vos locataires. Pour ce faire, il est important de savoir comment remplir correctement cette pièce. Voici alors les éléments que doit contenir une quittance dûment remplie.
Les mentions obligatoires
Avant de remplir une quittance de loyer, vous devez retenir les mentions obligatoires qui doivent y figurer. Il s’agit des éléments comme :
- l’adresse du logement loué
- le nom et le prénom du locataire
- le montant mensuel du loyer et les différentes charges
- la période du loyer payé
- la date d’émission de la quittance
- la signature du bailleur.
Il convient de noter que la quittance de loyer peut être réclamée aussi bien pour un bail d’habitation que pour un bail mixte (combinant habitation et commercial).
La description du bien loué dans la quittance
Pour remplir une quittance de loyer, vous devez indiquer toutes les informations essentielles et relatives au logement loué. Ainsi, prenez le soin de renseigner l’emplacement exact du bien. En ce qui concerne l’adresse, elle doit être la même que celle indiquée dans le contrat de location, ceci, afin d’éviter les risques de confusion.
Si vous louez un appartement qui se trouve dans un immeuble de plusieurs bâtiments, renseignez le numéro qui lui est attribué.
La date de paiement du loyer
La quittance de loyer doit comporter la date à laquelle le locataire vous a versé le paiement. Si la quittance est remplie le 2 juin, alors que vous avez reçu le chèque le 1er juin ou que le virement a été reçu le 29 mai, vous ne devez pas renseigner le 2 juin sur le papier. C’est plutôt le 1er juin ou le 29 mai que vous devez mentionner.
L’idée est d’être le plus précis possible afin d’éviter toute confusion en cas de litige. Ainsi, si vous recevez le paiement par chèque, vous pouvez établir la quittance dès que le locataire vous donne le chèque. Ainsi, c’est la date de remise du chèque qui est considérée comme la date du paiement.
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La somme payée par le locataire
Lorsque vous devez remplir la quittance de loyer, il faut aussi y indiquer le montant payé ainsi que les différentes charges qui y sont incluses. D’ailleurs, vous devez faire la distinction entre la somme destinée au loyer et celle qui correspond aux charges.
Selon la Cour de cassation, une quittance qui ne détaille pas le montant des loyers et celui des charges n’est pas considérée comme une quittance au sens de l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989.
Notez aussi que les montants doivent être mentionnés en chiffres et en lettres et qu’il faut faire preuve de vigilance au moment de les écrire. En effet, en cas de différence entre les sommes en chiffres et celles en lettres, ce sont ces dernières qui primeront.
En outre, vous devez indiquer dans la quittance la somme que vous avez reçue du locataire, même si celle-ci est différente du montant prévu pour le loyer. Cela veut dire que vous n’êtes pas tenu de renseigner le montant du loyer mensuel, mais plutôt ce que vous avez effectivement reçu. Dans le cas où il y a un reste à payer, mentionnez alors la somme partielle qui vous a été versée ainsi que le restant dû.
La période pour laquelle le paiement a été effectué
Pour remplir la quittance de paiement, il faut aussi y noter la période pour laquelle le paiement a été réalisé. Par exemple, si le locataire verse un montant de 800 euros le 1er mars 2021, il peut s’agir du loyer du mois de mars 2021 ou de celui du mois de février de la même année. Vous pouvez aussi vous faire aider par une agence immobilière pour remplir la quittance de loyer.
La date et le lieu de réalisation de la quittance
Pour terminer le remplissage de la quittance de loyer, vous devez également indiquer la date et le lieu où vous l’avez réalisé avant de signer.
Par ailleurs, il convient de rappeler que seul le bailleur a le droit de remplir la quittance. De ce fait, cette tâche ne peut être confiée à un proche ou un membre de la famille qui n’a pas la qualité de bailleur. Dans le cas où il y a de nombreux bailleurs, ils devront tous apposer leurs signatures sur la quittance le jour de son remplissage.
Néanmoins, si vous avez un mandataire chargé de la gestion locative, celui-ci peut effectuer la signature. Par exemple, si vous avez confié la gestion à une agence immobilière, vous pouvez lui donner mandat afin qu’elle émette la quittance de loyer.
